Privacy verklaring
1 Inleiding
Wij vinden uw privacy belangrijk! Binnen H&L People gaan we dan ook op een veilige en confidentiële wijze om met de persoonsgegevens die worden verzameld van alle werknemers (uitzendkrachten, kandidaat uitzendkrachten, eigen medewerkers, contactpersonen en andere relaties, bezoekers op onze website,..).
Deze Privacy Policy omschrijft welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke basis wij deze verwerken en waarom we deze verwerken. Tot slot informeren wij u over de beveiligingsmaatregelen die wij nemen teneinde uw persoonsgegevens te beschermen.
De persoonlijke gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd, geheel conform de eisen die de Privacywetgeving hieraan stelt.
H&L People nv is gevestigd te 2000 Antwerpen, Italiëlei 10A en is verwerkings-verantwoordelijke.
2 Cookies
H&L People maakt gebruik van cookies en web statistieken. Doel hierachter is om het gebruik van de H&L People.be website in kaart te kunnen brengen om die zodoende continu te kunnen verbeteren. Een cookie is een bestand dat op uw computer wordt opgeslagen. Bij een vervolgbezoek op onze website kunnen deze cookies worden herkend. U kunt hier meer over lezen in onze cookiespolicy.
3 Verwerking van persoonsgegevens
Informatie die U vrijwillig aan H&L People bezorgt, zullen wij gebruiken in overeenstemming met ons Privacy Statement.
3.1 Wat zijn persoonsgegevens?
De Algemene Verordening Gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt:
alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon.
Indien deze Privacy Policy naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de Verordening.
Er worden geen bijzondere categorieën van persoonsgegevens verwerkt. Onder verwerking van bijzondere categorieën van persoonsgegevens wordt verstaan:
Verwerking van persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele geaardheid.
H&L People legt uitsluitend bijzondere persoonsgegevens vast als dat nodig is om aan haar wettelijke verplichtingen te voldoen, voor zover daar toestemming voor is gegeven, of indien dit anders bij wet is toegelaten.
3.2 Persoonsgegevens van de medewerker
Waaronder kandidaten, uitzendkrachten en H&L People medewerkers.
De via onze website of bij een inschrijving op één van onze vestigingen meegedeelde persoonsgegevens, worden bewaard voor de uitvoering van onze HR-dienstverlening, waaronder werving & selectie en uitzendarbeid.
Uw persoonsgegevens worden verwerkt met als doel:
om u aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen verstrekken over de dienstverlening en overige activiteiten van H&L People (zoals bijvoorbeeld marketingacties)
om uw profiel en geschiktheid te kunnen beoordelen voor een werk als uitzendkracht, vaste medewerker bij één van onze klanten of bij H&L People zelf
met het oog op personeelsbeheer, loonadministratie en loopbaanbegeleiding
voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling (opleiding bv.)
voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controle en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole
voor het aanvragen van subsidies, vrijstelling van bedrijfsvoorheffing
om wet- en regelgeving na te kunnen komen, waaronder maar niet beperkt tot, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, nationale en internationale sanctiewetgeving en overige wet- en regelgeving.
We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens:
Naam en adres, e-mail adres en andere contactgegevens
Geboortegegevens, leeftijd, burgerlijke staat, geslacht,
Pasfoto, nationaliteit, Rijksregisternummer, werkvergunning en verblijfsdocument
Sollicitatie video
Payrollinformatie zoals: uw anciënniteit, uw burgerlijke staat, uw bankrekeningnummer, uw gezinssamenstelling, uw loon en loonbrieven
Curriculum Vitae (CV) en motivatiebrieven
Informatie over opleiding en werkervaring
Talenkennis, Itskills, soft HR skills
Evaluatieformulieren en sollicitatienota’s genomen door onze H&L People medewerkers gevens uit online tests (assessment, vaardigheidsproeven, taaltesten,…) die H&L People heeft afgenomen
Gegevens mbt uw beschikbaarheid (beschikbaar vanaf, beschikbaar tot, eventuele opzegperiodes)
Het in het bezit zijn van bepaalde attesten en certificaten
Vervoersmiddelen en rijbewijs
Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties.
Indien nodig in het kader van de hierboven vermelde doelstellingen, kunnen uw persoonsgegevens worden doorgeven aan andere H&L People entiteiten, haar opdrachtgevers (klanten), onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens haar diensten verlenen, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een rechterlijk vonnis. Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten België. H&L People heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
3.3 Persoonsgegevens van zakelijke relaties
Waaronder opdrachtgevers (klanten), leveranciers, referenten en elke andere instantie waar wij persoonsgegevens verzamelen van de werknemers van het bedrijf.
H&L People verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor ondernemingen waarmee wij zaken doen:
voor het doen van aanbiedingen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten
een zakelijke relatie te onderhouden en een dienstverleningsovereenkomst te sluiten en te onderhouden
voor het beheer van de prestaties van de werknemers die opdrachten uitvoeren binnen uw bedrijf
We verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens:
Naam van de contactpersoon
Functie van de contactpersoon
Contactgegevens van de contactpersonen.
Geslacht van de contactpersoon
Bedrijfsnaam en adres waar de contactpersoon werkzaam is
Taal van de contactpersoon
Indien dit nodig is ter verwezenlijking van de hierboven vermelde doelstellingen, kunnen deze gegevens worden doorgegeven aan uitzendkrachten, kandidaat uitzendkrachten/werknemers en aan onderaannemers die namens H&L People diensten verlenen en in alle overige gevallen waarin we hiertoe verplicht kunnen worden bijvoorbeeld door een rechterlijk vonnis. Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten België. H&L People heeft de nodige maatregelen getroffen om te verzekeren dat alle doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.
4 Beveiligingsmaatregelen
Wij hebben veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de toegang door onbevoegden of de kennisgeving per vergissing aan derden van verzamelde persoonsgegevens alsook elke niet-toegestane verwerking van deze gegevens te vermijden. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan derden, is H&L People met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen, dit aan de hand van verwerkingsovereenkomsten.
5 Duur van de verwerking
De persoonsgegevens van kandidaat-uitzendkrachten worden 3 jaar na de eerste inschrijving bijgehouden. Na het verstrijken van de termijn van 3 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven.
De persoonsgegevens van uitzendkrachten die effectief bij ons gewerkt hebben, worden 5 jaar bijgehouden na het afsluiten van het laatste contract. Na het verstrijken van de termijn van 5 jaar zult u opnieuw gecontacteerd worden met het verzoek uw toestemming te geven indien u nog langer in de database wenst behouden te blijven.
Uw persoonsgegevens worden in ieder geval bijgehouden conform de specifieke wetgeving, alsook verjaringstermijnen die ons verplichten uw persoonsgegevens langer bij te houden.
6 Wat zijn uw rechten?
6.1 Recht op toegang en inzage
U hebt het recht om op elk moment gratis kennis te nemen van uw persoonsgegevens, alsook van het gebruik dat wij van uw persoonsgegevens maken conform de bepalingen die gelden in de sector.
6.2 Recht op verbetering, verwijdering en beperking
U bent vrij om uw persoonsgegevens al dan niet mee te delen aan ons. Daarnaast hebt u steeds het recht om ons te verzoeken uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen.
U kunt zich niet verzetten tegen het verwerken van persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onze payroll-administratie en de gegevens die wij op basis van de wet van u dienen bij te houden en te verwerken. U mag eveneens vragen om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
6.3 Recht van verzet
U beschikt eveneens over een recht van verzet tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, dit om ernstige en legitieme redenen.
6.4 Recht van gegevensoverdracht
U beschikt over het recht om uw persoonsgegevens die door ons verwerkt worden in gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of aan andere verantwoordelijken over te dragen en dit conform de bepalingen die gelden in de sector.
6.5 Recht van intrekking van de toestemming
Voor zover de verwerking gebaseerd is op uw voorafgaande toestemming, beschikt u over het recht om die toestemming in te trekken.
6.6 Automatische beslissingen en profiling
De verwerking van uw persoonsgegevens omvat geen profiling en u zult door ons evenmin aan geautomatiseerde beslissingen worden onderworpen.
In bepaalde gevallen hebt u het recht u te verzetten tegen deze geautomatiseerde besluitvorming.
6.7 Uitoefening van uw rechten
U kunt uw rechten uitoefenen door per email contact op te nemen met privacy@HENL.be
6.8 Klachten
U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Privacycommissie: Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35, e-mail: commission@privacycommission.be
Dit laat een voorziening voor een burgerlijke rechtbank onverlet.
Indien u schade zou lijden als gevolg van de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u een vordering tot schadevergoeding instellen.
7 Wijzigingen aan de privacy policy
H&L People kan van tijd tot tijd om uiteenlopende redenen veranderingen, aanvullingen of wijzigingen aanbrengen in haar Privacy Statement. Het meest actuele Privacy Statement is te allen tijde in te zien op de website van H&L People.
8 Onze erkenningsnummers:
Vlaanderen : VG 1147 BU
Ondernemingsnummer H&L People nv: BE 0876.700.153
www.henl.be – info@henl.be
Zetel : H&L People NV – Italiëlei 10A – 2000 Antwerpen
Tel : +0032 3 201 93 00
Ondernemingsnummer BTW : BE 0876.700.153 – VG 1147 BU